Tema 45 — Régimen administrativo (1): oficina de gestión

Artículo 336. En la Oficina de Régimen se llevará: 1.º El libro de ingresos y filiaciones, ajustado al modelo oficial. 2.º El fichero general y los parciales de población interna que sean precisos para la buena marcha de los servicios. En ellos constarán extractados los datos personales, procesales, penales y penitenciarios, así como los convenientes para la fácil localización del expediente. 3.º Los expedientes personales de los internos, que contendrán la portada, con los datos de identificación y filiación, y las hojas de vicisitudes, con breves extractos referidos a los cambios de situaciones y todas las demás circunstancias a que se refieran los documentos que habrán de ser unidos y numerados sucesivamente. Toda anotación irá autorizada con la firma del funcionario de la oficina, la del Jurista-Criminólogo, cuando corresponda, la del Subdirector y el visto bueno del Director. Si un individuo ingresara de nuevo no se le abrirá otro expediente, sino que ha de continuarse el que tuviere, formalizándose con claridad las diligencias y documentos correspondientes a cada ingreso. De los datos obrantes en los expedientes se extraerá la información necesaria para los Registros del Centro Directivo, que se verificará sobre los siguientes soportes: a) Fichas de información básica para cada persona que ingrese, a la que se asignará un número de identificación sistemática. b) Hojas de modificaciones relativas a la localización física, responsabilidades preventivas y penadas, liquidaciones de condena y beneficios penitenciarios. c) Hojas de modificaciones relativas a las áreas criminológicas, biosanitarias y socioculturales de cada interno. 4.º La formación de los expedientes de libertad condicional, que contendrán cada uno de ellos: a) Testimonio literal de la sentencia o sentencias recaídas y la correspondiente liquidación de condena e informe del Tribunal sentenciador sobre la oportunidad del beneficio. b) Certificación acreditativa de los beneficios penitenciarios. c) Justificantes relativos al empleo o medio de vida de que disponga el interesado y de que éste se somete a la vigilancia tutelar del personal de la Comisión de Asistencia Social. d) Informe del Organismo correspondiente de la Comisión de Asistencia Social sobre el certificado de trabajo y aceptación de la tutela y vigilancia del interno. e) Certificación del acta de nacimiento, pedida oficialmente, si el penado fuera propuesto por su condición de septuagenario, así como informe facultativo del Médico del establecimiento sobre sus condiciones físicas, y, en el caso de que fuera propuesto por enfermedad grave o irreversible, justificante de la persona o institución benéfica que se hará cargo del mismo al ser liberado. f) Informe pronóstico final del Equipo de Tratamiento, en el que se manifestarán los resultados conseguidos por el tratamiento y un juicio de probabilidad sobre el comportamiento futuro del sujeto en libertad. g) Certificación literal del acta en que se recoja el acuerdo de la Junta de Régimen y Administración sobre la incoación del expediente a que se refiere el artículo 61 de este Reglamento. 5.º El Servicio de Estadística, que confeccionará las siguientes: 1) La Estadística general clasificada de los internos existentes a las veinticuatro horas del día último de cada mes, que se remitirá al Centro Directivo del día 1 del siguiente. Deberá ir acompañada de: a) Movimiento de la población reclusa por edades y situaciones, con expresión de altas y bajas habidas en el mes. b) Relación nominal de los internos por los tipos de delitos que en cada caso solicite el Centro Directivo. c) Movimiento de altas y bajas de libertades condicionales. 2) Las hojas de condena de todos los penados cuando se reciba el testimonio de sentencia y liquidación de condena. 3) La Estadística de los permisos concedidos en el mes con expresa indicación de los beneficiarios. 6.º El archivo de documentos, para lo cual recabará mensualmente de las otras oficinas los que al mismo hayan de ser destinados, excepto los de Dirección. Se formarán legajos anuales con las separaciones convenientes según los asuntos. Los expedientes de baja se irán agrupando ordenadamente por estantes y legajos, disponiéndose de fichas alfabéticas y libro de archivo, con las indicaciones precisas para su pronta localización. 7.º Las agendas para anotación de fechas de licenciamientos definitivos; cumplimientos de la primera, tercera y cuarta parte de la totalidad de las condenas; revisiones de clasificación, y cualquier otro dato que pueda ser exigible con arreglo a las normas de este Reglamento. 8.º Todas las comunicaciones de la Oficina de Régimen llevarán la rúbrica del Subdirector y la firma del Director, y las certificaciones, la firma del Subdirector como responsable del servicio y el visto bueno del Director. En los documentos, informes y propuestas de la Junta de Régimen y Administración, el Subdirector cuidará de la exactitud de todos los datos penales, procesales y penitenciarios integrados en los mismos.

Artículo 16. Presentación voluntaria en un centro penitenciario. 1. No obstante lo dispuesto en el artículo anterior, podrá ser admitido en un establecimiento penitenciario quien se presente voluntariamente. 2. En todo caso, la presentación voluntaria del interno se hará constar expresamente en su expediente penitenciario personal, debiéndose facilitar a éste certificación acreditativa de tal extremo, si lo solicitara. 3. En los casos de ingresos voluntarios, el Director del centro recabará del Juez o Tribunal, dentro de las veinticuatro horas siguientes al ingreso, el correspondiente mandamiento, así como, en su caso, el testimonio de sentencia y liquidación de condena. Cuando se trate de internos evadidos que decidiesen voluntariamente reingresar en un establecimiento distinto del originario, se solicitará del establecimiento del que se hubiesen evadido los datos necesarios de su expediente personal, sin perjuicio de lo que se determine en torno a su destino o traslado. 4. Si, transcurrido el plazo de las setenta y dos horas siguientes al ingreso, no se hubiese recibido en el centro la documentación que legalice el mismo, se procederá a la excarcelación del ingresado.

Artículo 15. Ingreso. 1. El ingreso de una persona en prisión en calidad de detenido, preso o penado se efectuará mediante orden judicial de detención, mandamiento de prisión o sentencia firme de la autoridad judicial competente, salvo lo dispuesto en los dos apartados siguientes. 2. En el supuesto de que la orden de detención proceda de la Policía Judicial, en la misma deberán constar expresamente los siguientes extremos: a) Datos identificativos del detenido. b) Delito imputado. c) Que se halla a disposición judicial. d) Hora y día de vencimiento del plazo máximo de detención. La Dirección del centro podrá denegar motivadamente el ingreso cuando en la orden de detención que se entregue no consten expresamente los citados extremos. 3. Cuando la detención hubiese sido acordada por el Ministerio Fiscal, en la orden constarán los datos de identificación de las diligencias de investigación y el momento de vencimiento del plazo máximo de detención. 4. En los supuestos a que se refieren los dos apartados anteriores, admitido el ingreso, la Dirección del centro procederá conforme a lo dispuesto en el artículo 23. 5. Los internos extranjeros tienen derecho a que se ponga en conocimiento de las autoridades diplomáticas o consulares correspondientes su ingreso en prisión. A tal fin, en el momento del ingreso, incluido el voluntario a que se refiere el artículo siguiente, se les informará de forma comprensible, a ser posible en su propio idioma, de este derecho, recabando por escrito su autorización para proceder, en su caso, a tal comunicación. 6. Una vez admitido un recluso dentro de un establecimiento, se procurará que el procedimiento de ingreso se lleve a cabo con la máxima intimidad posible, a fin de reducir los efectos negativos que pueden originar los primeros momentos en una prisión.

Artículo 340. La Oficina de identificación tendrá como cometidos: a) La impresión dactilar del pulgar derecho en el expediente del interno a su ingreso y salida, cualquiera que sea el motivo. b) La impresión dactilar del pulgar derecho en las hojas de conducción por traslado a otro establecimiento y en las licencias de cumplidos y liberados condicionalmente. c) La expedición de antecedentes e informes periciales sobre identificación de los internos que soliciten los Tribunales de Justicia o Autoridades competentes. d) Reseñar todos los ingresos, hombres o mujeres, haciendo para cada uno dos fichas dactilares y dos alfabéticas, excepto los tránsitos, los arrestos y los que a su ingreso ya tuvieren en la Oficina del establecimiento, haciendo estampación de fórmula y subfórmula en el expediente del mismo: e) La formación de dos archivos de tarjetas de identificación dactiloscópica, alfabético el uno y dactilar el otro, de todos los ingresados. f) La remisión al Centro Directivo, del 1 al 10 de cada mes, de todo lo realizado en el anterior o comunicación negativa, caso de no haber ingresos, enviando un ejemplar de cada reseña nueva, debidamente formulada y con subfórmula de la mano derecha, a excepción de aquella fórmula en la que todos los dactilogramas pertenezcan al tipo bideltos, en cuyo caso deberán subformularse ambas manos. g) La realización, control y archivo de las fotografías de los internos. h) La remisión al Centro Directivo de cuantos documentos relacionados con este Servicio se determinen. De la exactitud del Servicio de Identificación serán responsables, en primer término, los funcionarios encargados del mismo; secundariamente, el Subdirector como Jefe de todo servicio burocrático y encargado de la revisión, formalización y archivo de las tarjetas. En los establecimientos penitenciarios de un contingente medio anual de quinientos o más reclusos habrá personal especialmente nombrado para el Servicio de Identificación. En los demás establecimientos el funcionario de dicho Servicio simultaneará con el de Oficina u otro ordinario que el Director designe.

Artículo 20. Modelos de intervención y programas de tratamiento. 1. Los detenidos y presos ocuparán una celda en el departamento de ingresos, donde deberán ser examinados por el Médico a la mayor brevedad posible. Igualmente, serán entrevistados por el Trabajador Social y por el Educador, a fin de detectar las áreas carenciales y necesidades del interno, y, si el Médico no dispusiese otra cosa, pasarán al departamento que les corresponda. Dichos profesionales emitirán informe sobre la propuesta de separación interior, conforme a lo dispuesto en el artículo 99, o de traslado a otro centro, así como acerca de la planificación educativa, sociocultural y deportiva y de actividades de desarrollo personal. Respetando el principio de presunción de inocencia, la Junta de Tratamiento, de acuerdo con dicho informe, valorará aspectos tales como ocupación laboral, formación cultural y profesional o medidas de ayuda, a fin de elaborar el modelo individualizado de intervención. 2. Los penados, tras ser reconocidos por el Médico si se trata de nuevos ingresos, permanecerán en el departamento de ingresos el tiempo suficiente para que por parte del Psicólogo, del Jurista, del Trabajador Social y del Educador se formule propuesta de inclusión en uno de los grupos de separación interior y se ordene por el Director el traslado al departamento que corresponda, previo informe médico. Por la Junta de Tratamiento, previo informe del Equipo Técnico, se contrastarán los datos del protocolo y se formulará un programa individualizado de tratamiento sobre aspectos tales como ocupación laboral, formación cultural y profesional, aplicación de medidas de ayuda, tratamiento y las que hubieran de tenerse en cuenta para el momento de la liberación. 3. La estancia de preventivos o penados en el departamento de ingresos será, como máximo, de cinco días y sólo podrá prolongarse por motivos de orden sanitario o para preservar su seguridad. De la prolongación se dará cuenta al Juez de Vigilancia correspondiente.